Hệ thống hỗ trợ cố vấn học tập trên thiết bị di động

Công tác cố vấn học tập đóng vai trò rất quan trọng trong đào tạo theo học chế tín chỉ, ảnh hưởng rất lớn quá trình học tập và rèn luyện của sinh viên. Mỗi giáo viên cố vấn (GVCV) như là một mắt xích trong vòng tròn mối quan hệ giữa sinh viên – chương trình đào tạo – nhà trường. Tuy nhiên, hiệu quả của công tác cố vấn tại nhiều trường đại học hiện nay vẫn còn hạn chế bởi rất nhiều nguyên nhân, trong đó có nguyên nhân là do phần lớn các giáo viên cố vấn là giảng viên kiêm nhiệm nên không có đủ thời gian cho công tác này.

Vì vậy, nhóm nghiên cứu đề xuất xây dựng một hệ thống hỗ trợ GVCV nhằm nâng cao hiệu quả của công tác cố vấn. Hệ thống này cung cấp sự sẵn dùng cho giáo viên cố vấn, giúp GVCV có thể truy cập thông tin sinh viên dễ dàng, mọi lúc mọi nơi bằng thiết bị di động. Ngoài ra, hệ thống còn giúp họ tự động hóa một số tác vụ nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Nhóm nghiên cứu đã cài đặt hệ thống trợ giúp GVCV trên thiết bị di động chạy hệ điều hành Android với 3 chức năng.

Đầu tiên là phân hệ quản lý profile với các chức năng quản lý thông tin sinh viên, quản lý khen thưởng kỷ luật, và import các dữ liệu từ các tập tin Excel hay từ các dịch vụ web. Thao tác import dữ liệu rất đơn giản và nhanh chóng, GVCV không cần phải tự mình gõ thông tin sinh viên trên thiết bị, khắc phục được hạn chế về mặt nhập liệu trên thiết bị di động.

Khi xem thông tin của một sinh viên thì tất cả các ghi chú của sinh viên cũng được hiển thị cho phép GVCV theo dõi được tất cả những thông tin cần chú ý đối với sinh viên này. Ngoài ra, GVCV cũng có thể thêm ghi chú. Chỉ cần nhập vào nội dung cần ghi chú, hệ thống sẽ tự động gán ngày cho ghi chú để tiết kiệm thao tác cho người sử dụng. Đây là một trong các chức năng quan trọng giúp GVCV ghi nhận cũng như truy xuất thông tin về sinh viên một cách nhanh chóng và tiện lợi, qua đó giúp GVCV sâu sát hơn trong việc tư vấn. Chức năng này có nhiều ưu điểm hơn như tính sẵn dùng cao, tìm kiếm thông tin nhanh.

Việc tìm sinh viên theo kết quả học tập và kế hoạch học tập khá tiện lợi. GVCV có thể tìm sinh viên giỏi để biểu dương trong buổi họp hoặc các sinh viên yếu để động viên, tư vấn một cách dễ dàng, hoặc có thể tìm các sinh viên có kế hoạch học tập chưa đủ. Do đó, sinh viên muốn tìm các thông tin này phải tự dò trong bảng điểm tổng hợp hoặc phải kiểm tra kế hoạch học tập của từng người để có được thông tin này.

Các chức năng của phân hệ quản lý họp lớp cũng được cài đặt theo đúng thiết kế bao gồm các chức năng liên quan đến hỗ trợ GVCV quản lý các buổi họp lớp, cho phép xem danh sách các buổi họp, chọn để xem thông tin chi tiết , thêm buổi họp mới,…

Với chức năng thêm một buổi họp mới bao gồm thông tin, thông báo và nhắc nhở họp. GVCV có thể chọn thành phần của buổi họp với một số tùy chọn thường được sử dụng đã tạo sẵn như ban cán sự, ban chấp hành chi đoàn hay cả lớp cho phép GVCV thực hiện việc chọn thành phần dễ dàng và nhanh chóng. GVCV cũng có thể thiết đặt thời gian nhắc nhở về buổi họp để hạn chế trường hợp GVCV và sinh viên quên lịch họp do thời gian giữa các kỳ họp thường cách xa nhau, trong khi lịch họp trong học kỳ được thông báo cho các sinh viên vào đầu học kỳ trên thời khóa biểu. Ngoài hình thức gửi email, hệ thống còn có thể gửi tin nhắn đến sinh viên vì trên thực tế có nhiều sinh viên kiểm tra email không thường xuyên. Tuy nhiên, chức năng này còn 1 khuyết điểm là chưa cho thiết đặt nội dung nhắc nhở mà chỉ lấy nội dung thông báo để gửi lại. Ngoài ra, trong nội dung thông báo thì thông thường có thông tin về buổi họp như ngày giờ, địa điểm. Hiện tại, GVCV phải nhập vào hoàn toàn nội dung thông báo. Do đó, để thuận lợi hơn cho GVCV thì nội dung nên có sẵn các thông tin đó để tiết kiệm thời gian nhập nội dung. Nếu GVCV không muốn có nội dung này thì việc xóa cũng dễ dàng hơn phải nhập các thông tin này. Đây là một trong các chức năng của hệ thống cần được cải tiến trong các phiên bản sau.

Trong quá trình buổi họp cố vấn chưa xảy ra, khi có các thông tin có liên quan đến buổi họp cố vấn thì GVCV có thể thêm vào danh sách các thông tin cần phổ biến khi họp lớp. GVCV cũng có thể chọn các tập tin có liên quan đến nội dung đó. Các tập tin đính kèm được chọn trong bộ nhớ của thiết bị.

Trong trường hợp các file đính kèm theo email thì hệ thống này vẫn chưa cho phép chia sẻ trực tiếp (share) từ ứng dụng quản lý email đến ứng dụng này. Do đó, nó đòi hỏi GVCV phải lưu tập tin vào bộ nhớ trước rồi mới có thể chọn đính kèm với nội dung buổi họp.

Các bước cuối cùng trong workflow quản lý họp lớp là quản lý diễn biến buổi họp. Đầu tiên là điểm danh sinh viên, sau đó ứng dụng sẽ hiển thị danh sách các nội dung cần phổ biến trong buổi họp đã được tạo trước đó. Đây là một chức năng rất hữu ích cho GVCV nhằm hạn chế việc phổ biến thiếu thông tin cho sinh viên. Các phát biểu của sinh viên cũng có thể được ghi nhận lại để ghi vào biên bản họp lớp. GVCV chỉ cần nhập vào nội dung phát biểu. Các thông tin khác có thể được chọn mà không cần nhập vào để tạo sự tiện lợi cho người sử dụng.